Teyit Mektubu Nedir?

Teyit mektubun tanımı Türk Ticaret Kanunun 21/3 de yapılmıştır. Buna göre teyit mektubu; ‘telefonla, telgrafla, herhangi bir iletişim veya bilişim aracılığıyla veya diğer bir teknik araçla ya da sözlü olarak kurulan sözleşmelerle yapılan açıklamaların içeriğini doğrulayan bir yazı’dır. Bir diğer adıyla da ticari hayatta mutabakat da denilmektedir.

1-….İNŞAAT LTD.ŞTİ. firması yapmış olduğu inşaatın elektrik işlerini  taşeron olarak A firmasına veya tüzel kişiliğine veriyor. Ancak malzemeleri ….İNŞAAT LTD.ŞTİ. temin edecektir. Taşeron A firması  tanıdığı …. ELEKTRİK LTD.ŞTİ. firmasına durumu bildiriyor ve  …. ELEKTRİK LTD.ŞTİ.  malzemelri A firmasına teslim ediyor ve faturayı ….İNŞAAT LTD.ŞTİ.’teslim ediyor ve fatura tutarı kadar çeki ….İNŞAAT LTD.ŞTİ. den alıyor ve çeki tahsil ediyor. Buraya kadar tarafların tam bir mutabakatı var. Ancak sorun bundan sonra ortaya çıkıyor.

 ….İNŞAAT LTD.ŞTİ. ile taşeron A firması ile  anlaşamaması veya  taşeronun işleri yapmaması durumunda ….İNŞAAT LTD.ŞTİ.’i ben malları teslim almadım veya alan kişi firmamızın yetkilisi değildir diyerek  ödemiş olduğu çekin bedelini geri istiyor.

 ….İNŞAAT LTD.ŞTİ. nin ödemiş olduğu çekin bedelini bu olayımızda geri alması mümkün değildir. Ancak taraflar işi usule uygun yapmadıkları için işin ispatı  uzun sürmekte ve taraflar mahkeme aşamasında emek ve zaman harcamaktadırlar.

 Fatura kimin adına düzenleniyorsa mallar  fatura düzenlenilen kişiye veya vekiline teslim edilmelidir. Özellikle ilk defa çalışılan müşteride bu husus dikkat edilmelidir.

2-Müşterimiz fatura tutarını ödemediği zaman,  alacaklı tarafından  icra takibi yapılması durumunda, mahkeme safhasında  fatura  münderecatında  belirtilen malların teslim edilip edilmediği sorunu ortaya çıkmaktadır. Genellikle güvene dayalı çalışılan durumlarda bu ortaya çıkmaktadır.  Fatura düzenleyen taraf fatura münderecatındaki malları ambarla veya kargo ile gönderdiği zaman, malların teslimine ilişkin  belgelerin saklanmaması durumunda, malların teslim edilip edilmediği sorunu ortaya çıkmaktadır.  Malların teslimi yazılı olarak teyit edilmeli ve belgeleri saklanmalıdır.

Uygulamada fatura içeriğindeki mallar,  müşteriye teslim edildiği halde  ihmalden veya çeşitli sebeplerden dolayı  malların teslim edildiğine ilişkin müşteriden imza alınmadığı zaman, yargılama safhasında borçlunun malların teslim edilmediğine ilişkin itirazı durumunda, malların  teslim edildiğine ilişkin ispat külfeti fatura düzenleyen alacaklıya geçmektedir.

 Tacirler arasındaki işler ancak yazılı deliler ile ispat edilebilir bu nedenle  malların teslimine ilişkin taraflar bir belge ortaya koymak zorundadır.

3-Bazen karşı tarafa gönderilen fatura üzerinde faturanın vadesinde ödenmemesi durumunda belli bir oran üzerinden vade farkı ödeneceği veya ceza-i şart ödeneceği ihtar ediliyor.  Fatura  üzerinde faturanın vadesinde ödenmemesi durumunda  vade farkı uygulanacağına ilişkin kayıtlar itiraz edilmemesi  bu vade farkının istenebileceği anlamını taşımadığı YARGITAY İÇTİHADI BİRLEŞTİRME GENEL KURULU (E.2001/1 K. 2003/1T. 27.6.2003) kararıyla bu tür kayıtların fatura münderecatında olması gereken zorunlu kayıtlardan olmadığı nedeniyle kabul edilmemiştir. Dolayısıyla  vergi usul kanunun 229 madde dışında faturada zikredilen ve yazılan kayıtlar(vade farkı,faiz gibi) itiraz edilmese bile geçersizdir ve istenebileceği anlamına gelmez.

4- Teyit mektuplarında en çok uyuşmazlık, bunların yetkili kimseler tarafından imzalanmaması ve sözleşmelerin teyidinde ortaya çıkmaktadır.   Örnek olarak tıbbi cihaz satışı yapan  Sağlam Medikal tıbbi Cihazlar Ltd.Şti’i(satıcı)  hastane işleten  Özel Sağlık Ltd.Şti(alıcı) ile bir makinanın yurt dışından belli bir bedel mukabilinde  ithal edilip alım ve satım konusunda anlaşıyorlar.  Satıcı  sözle yapılan anlaşmayı  teyit amacıyla teyit mektubunu alıcıya faks yolu ile  gönderiyor.   Satıcının teyit mektubunu hastanenin, yani alıcının çalışanı teyit mektubunu “satın alma sorumlusu ibareli ve kendi ismini taşıyan” kaşeyi basıp imzalayıp satıcıya tekrar gönderiyor. Satıcı bu sözleşmeye inanarak  malzemeyi yurt dışından ithal ediyor ve bedelini ödüyor. Fakat alıcı  satın alma sorumlusunun yetkili olmadığını  beyan ederek  sözleşmenin geçersizliğini iddia ettiğinde sorun ortaya çıkıyor. Bu gibi durumlarda yargı safhasında iş çözülse bile satıcı için yıkım olabiliyor.

 Alıcı firmanın yetkilisi  teyit mektubunu imzalar ancak makinenin kurulumundan sonra  yurt dışında makinenin kullanımı hususunda   eğitim  verilmesini belirtirse  bu husus  sözleşme kurulmadan önce anlaşılmamış ve teyit mektubunda geçmiyorsa derhal karşı tarafa bildirilmeli ve bu konuda ihtilafa  yer verilmemelidir.

 Kısacası  teyit mektupları yetkili kişiler tarafından imzalanmalıdır.

5-Tacirler arasındaki cari hesap sözleşmelerinden doğan borç-alacak durumunu  veya yıl sonu hesap mutabakatını içeren teyit mektuplarında, mutabakat istenen teyit mektubunun taraflar arasındaki  cari hesap sözleşmesindeki borç alacak tutarının tüm ferilerini kapsayıp kapsamadığını dikkat etmek gerekir.  Taraflar arasında geç ödemeden dolayı vade farkı uygulaması,ceza-i şart  gibi  uygulamalar varsa teyit mektubunun bunları kapsayıp kapsamadığı  dikkat edilmelidir.Bu gibi hesap mutabakatlarında  mutabakatı  kapsayan yıl ve tarihi mutlaka olmalıdır. 

 Uygulama karşılaştığımız bir olayda   bir firma araç kiralama şirketin den filo şeklinde araç kiralamış ve gecikmelerle kira ücretlerini ödemiştir.  Kiracı tarafından  araçlar  kiralayana teslim edilmiştir. Daha sonra kiralayan, kiracıya  hesap mutabakatı  göndermiş taraflar arasında  mutabık kalınan rakam kiracı tarafından ödenmiştir. Ancak daha sonra kiralayan  kiracıya vade farkı faturası gönderip icra takibi başlatmıştır.  Yapılan yargılamada hesap mutabakatı dikkate alınmamış ve vade farkının tahsili için karar verilmiştir.

6-  Faturaya Türk ticaret kanunun 21.maddesi gereği 8(sekiz) gün içerisinde itiraz edilmez ise ne olur;   öncelikle ispat külfeti, faturaya itiraz etmeyen taraftadır. Faturayı daha önce alıp,  faturanın aksini iddia eden ve 8(sekiz) gün içerisinde itiraz  etmeyen taraf,  faturanın aksini ispat etmek zorundadır. Hukuki olarak faturanın aksini, eğer tacir ise tanık hariç her türlü delil ile ispat edebilir.  Yani sadece faturaya itiraz etmemek o malı  veya hizmeti aldığı veya kabul ettiği anlamı taşımaz. Kendisine fatura düzenlenen taraf faturanın aksini; fatura düzenlenmesine neden olan yazılı sözleşmeyle, elindeki dekontlarla, irsaliye  gibi belgeler ile ispat edebilir.

7-  Teyit mektubu eğer sözle kurulan bir sözleşmenin teyidini içeriyorsa kanaatimizce bu bir icap niteliğinde bir irade beyanıdır. Eğer sözleşmenin teyidini isteyen taraf  teyit mektubunun 8(sekiz) gün içerisinde  itiraz edilmemesi halinde, teyit mektubundaki şartlar neticesinde teyidini istediği taraftan talepte bulunduğu takdirde, sözle kurulan  sözleşmenin varlığını ispat etmesi  gerekir.

etiketler: