Son yıllarda iş hayatının hemen her alanına giren e-dönüşüm, Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarıyla mali müşavir ve muhasebecilerin iş yapı şekillerini önemli ölçüde değiştirmeye başladı.
2015 Temmuz ayında yayınlanan tebliğlere göre, bundan böyle ilgili yılda cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan her firma ve internetten 1 kuruşluk bile satış yapıp toplam ilgili yıl cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan her firma takip eden yılın sonun kadar e-faturaya geçmek zorunda olacak. Ayrıca, tütün, alkol ve petrol piyasasında üretici ve dağıtıcı olarak (bayi değil) faaliyet gösteren olmaksızın firmalar ciro koşulu olmaksızın takip eden yılın sonun kadar e-faturaya geçmek zorunda olacak. Örneğin bahsedilen gruplara 2015 de girenlerin son geçiş tarihi 31.12.2016 olacaktır. Bu kapsama giren firmalar yine aynı tarih itibariyle e-defter zorunlusu olacaklar.
E-fatura ve e-defterden sonra hayatımıza giren yeni e-dönüşümümüz ise e-arşiv fatura oldu. Uluslararası ismiyle “PDF fatura”. Telekom ve GSM operatörlerinden gelen mail faturalar bu uygulamanın ilk örnekleriydi. Şu an genel bir zorunluluk yok. Sadece internetten 1 kuruşluk bile sipariş alıp sanal POS ile satış yapan ve toplam şirket yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan firmalara tebliğ zorunluluk getirdi ama nasıl denetleneceği bir soru işareti. Diğer taraftan da bir kurum e-arşiv faturaya geçerse kâğıt fatura ve kâğıt arşiv işini sıfırlama ve kâğıt, gönderi ve arşiv masraflarını sıfırlama şansına sahip oluyor. Özetle e-fatura mükelleflerine e-fatura, diğer kurum ve bireylere e-arşiv fatura gönderiyor ve kâğıda yer kalmıyor. Gözlemlerim o ki, firmalar e-faturaya zorunlu olmadıkça geçmek istemediler ama e-arşiv faturaya tasarruf için daha şimdiden binlerce firma geçti. Özellikle yüzlerce hastane ve otel müşterisi zorunluluk olmamasına rağmen şimdiden e-arşiv faturaya geçti. Nedenleri ise kâğıt ve gönderi ücretlerinden ziyade, kâğıt fatura klasörlerinden kurtulmak oluyor.
E-Dönüşüm uygulamaları sadece yukarıda belirtilen uygulamalar ve mükellefler ile sınırlı kalmayacak. Gelir İdaresi Başkanlığı ve diğer devlet kurumları tarafından yayınlanan taslaklara ve bakanlar düzeyinde yapılan basın açıklamalarına göre; önümüzdeki yıl içinde E-İrsaliye, E-Bilet, E-Konşimento, E-Ödeme Belgesi ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) gibi birçok uygulama hayatımıza girecek. 5 yıl içinde Türkiye’deki tüm firmalar birbirlerine elektronik fatura başta olmak üzere sayılan bu belgeleri gönderecekler ve tüm bireysel müşterilerine PDF Fatura düzenleyecekler. Özetle, iş dünyasında masalarda, printerlarda ve arşivlerde neredeyse tek kağıt doküman kalmayacak.
Şüphesiz ki Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından getirilen e-dönüşüm uygulamaları, mükelleflerden daha çok mali müşavir ve muhasebecilerin hayatlarını etkilemektedir. Bu yüzden firmalar, e-dönüşüm uygulamalarından hizmet alacağı lisanslı entegratörleri ve yazılımları seçerken mali müşavirler ve muhasebeciler etkin rol oynamaktadır. Zira yanlış yapılan bir seçim ile e-dönüşüm, mali müşavir ve muhasebecilerin hayatlarını kolaylaştırmaktan ziyade, sorunlarla doldurabilmektedir.
Pekiyi mali müşavir ve muhasebeciler e-dönüşüm hizmeti alacakları özel entegratörlerde hangi kıstasları aramalıdır? Altmış civarı SMMMO odasındaki seminerlerimizde bunları sadece EDM karşılıyor reklam yapalım diye değil mükellef ve müşavirler hata yapmasın diye anlattık.Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinde E-Fatura Özel Entegratörü olarak yayınlaşmış olmalıdır.
NİÇİN EDM
Pekiyi mali müşavir ve muhasebeciler e-dönüşüm hizmeti alacakları özel entegratörlerde hangi kriterleri aramalıdır?
• Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinde E-Fatura Özel Entegratörü olarak yayınlaşmıştır.
• Seçilecek özel entegratör, bilgi güvenliği için TS ISO IEC 27001 belgesine, iş sürekliliği için ISO22301 belgesine, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi için TS ISO IEC 20000 belgesine ve yasal süreç ve arşiv yönetimi için TS 13298 belgesine sahiptir.
• Özel entegratör, geliştirdiği mali mühür sertifikası elektronik imza uygulamaları için, TUBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden uluslararası teknik standartlara uygunluğunu almıştır.
• Özel Entegratör sistem alt yapısı ve teknik servisi herhangi bir kesinti olmaksızın 7 gün 24 saat iş sürekliliğini sağlayabilecek yapıda kurulmuştur.
• Özel Entegratör, EU Standartlarına göre müşteri verilerini aralarında en az 300 km mesafe olan iki şehir de kurulu olan kendilerine ait veri merkezlerinde 8 ayrı sunucuda yedeklemeli olarak ve Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına ve formatlarına uygun saklayabilir.
NEDEN EDM E-FATURA, E-DEFTER; E-ARŞİV FATURA
Mali Müşavir ve Muhasebeciler hizmet alacakları özel entegratör yukarıdaki kıstasları sağlasa bile bununla yetinmeyip satın alacakları uygulamaların özelliklerine de detaylı irdelemek zorundadırlar. Zira uygulamalar bir taraftan mali müşavir ve muhasebecinin hayatlarını kolaylaştıracak tüm entegrasyon ve otomasyonlara sahip olmalı, diğer taraftan mükelleflerin veri güvenliği ve bütçe kriterlerini karşılayabilmelidir. Tüm bunlar için mali müşavir ve muhasebecilerin uygulama seçiminde arayacakları olmazsa olmaz kıstaslar aşağıda yer almaktadır.
• Akıllı VKN Uygulaması: Logo, Netsis, Mikro, Zirve, ETA dahil 100 e yakın muhasebe programından fatura düzenlenip kaydet butonuna basıldığında faturanın muhatabı müşterinin VKN numarasına göre; bu faturanın E-Fatura olarak mı, E-Arşiv Fatura olarak mı yoksa yazıcıya kağıt fatura olarak mı gönderileceğini E-Fatura sisteminin kendisi Gelir İdaresi Başkanlığı ile online haberleşerek otomatik karar verebilmelidir. Böylece sistem fatura düzenleyen muhasebe elemanına hiçbir bilgi sormadan E-Fatura mükelleflerine gidecek faturaları E-Fatura taslak klasörüne, E-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve bireylere gidecek faturaları E-Arşiv Fatura (PDF) klasörüne, müşterinin e-mail adresi olmayan durumlarda faturaları yazıcı klasörüne yerleştirebilmelidir. Daha sonra muhasebeci taslak klasörleri birer birer açıp, ön izleme yaparak ve gönder butonuna basarak teker teker ya da toplu olarak gönderebilir.
• Gelen Faturaların Stoğa Yazdırılması: Gelen E-Faturaların ticari bilgilerinin ve içeriklerinin Logo, Mikro, Eta, Zirve, Netsis gibi 30 muhasebe programı stoğuna işlenmesi işlemidir. Bu özellik tüm faturaları kapsamaktadır, mal alış, satış, hizmet, masraf vb.
• E-Defter uygulamasına defterlerin aktarılması: Eğer firma E-Defterini fatura düzenlediği programdan farklı muhasebe programında tutuyorsa ya da şirket dışında mali müşavir ofisinde tutturuyorsa; E-Fatura sisteminden tüm gelen giden E-Faturaların ve E-Arşiv Faturaların E-Defterin tutulduğu muhasebe programına uyumlu olarak elektronik ortamda aktarılması.
• %95 Depository Sıkıştırma: Bu özellikle E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri özel entegratörün sistemlerinde depository sıkıştırma tekniği kullanılarak %95 oranında sıkıştırılır. Böylece muhasebecinin fatura düzenlenlerken, gelen faturaları kabul ya da ret ederken ve geçmiş faturaları irdelerken internetin çok kısıtlı hızlarda olduğu (EDGE, bakır kablo vb.) durumlarda binlerce fatura üzerinde rahatça çalışabilir.
• Tek Panelden Tüm Mükelleflere Erişim: Mali müşavir ve muhasebeciler için mükemmel bir özellik. Tek ara yüzden tüm mükelleflerin geçmiş tüm e-fatura ve e-defterlerine programları ne olursa olsun tek user name ve tek şifre ile on-line erişim.
• 3DS Güvenlik Sistemi: Mükelleflerin E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter verileri özel entegratör sistemlerinde şifrelenerek saklanır. Kötü niyetli kişiler verilerin server sunucularını dahi ele geçirse şifreleri çözemezler ve bilgilere erişemezler.
• Tam Metin Arama: Genellikle saklanan faturaları yıllar sonra sadece tarih ya da gönderici / alıcı bilgisi ile ulaşmak hatırlamadaki zorluklar dolasıyla zaman almaktadır. Halbuki tam metin arama özelliği ile E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Defter içerisinde herhangi bir ya da birden fazla kelime ya da sayı hatırlanıyorsa ilgili fatura ya da defterin ilgili kısmını saniyeler içerisinde ulaşılabilir.
• Süreç Yönetimi: Gelen faturaların miktarına, gönderen firmaya göre belirlenen kıstaslar eşliğinde kabul ya da ret edilmeden önce onay makamlarından geçmesi ve muhasebeciye bu onaydan sonra işlem için iletilmesi. Aynı şekilde gönderilen faturaların miktara ve gönderilen firmaya göre gönderilmeden önce onay makamlarından geçmesi özelliğidir.
• Şube Yönetimi: Aynı VKN’ye sahip olan bir firmanın çok sayıda şubesi için farklı şube numaraları oluşturulabilmesi ve böylece giden ve gelen faturaların hangi şube ile ilgili olduğu faturanın alıcısı ya da göndericisi tarafından bilinmesi faturaların en kısa şekilde doğru şubeye direk ulaşmasını sağlar. Bu özellik farklı şube numarası yerine faturaya işlenen barkod özelliği ile yapılabilir.
• Toplu Fatura Yönetimi: İstenilen ya da belirli kriterlere göre seçilen faturaların toplu olarak PDF, Excel vb. doküman haline getirilip dilenirse toplu olarak e-mail olarak gönderilebilmesi ya da yazıcıdan basılması özelliğidir.
• Zaman ve mekândan bağımsız sınırsız kullanıcı: Farklı fişlerde, illerde bile olsa, hatta evinden köyünden sınırsız kullanıcı yetkisine göre fatura düzenler, gönderir, görüntüler, kabul eder, reddeder.
• Otomatik Koçan Oluşturma: Geriye dönük en son kestiğiniz faturadan önceki bir tarihe fatura düzenlemek istemeniz durumunda en uygun koçanı bulur, yoksa yeni koçan oluşturur.
YANLIŞ KANILAR
İlave olarak e-dönüşüm pazarında oluşan bazı yanlış kanılara dikkat çekmek istiyoruz.
Bunların başında firma hangi muhasebe programı kullanıyorsa özel entegratör uygulaması olarak da aynı programı kullanması teknik olarak uygulanmalı kanısı. Öncelikle gerek EU standartlarına göre gerekse Gelir İdaresi Başkanlığından pek yakında beklenen zorunluluğa göre; muhasebe programları tüm özel engtegratörlere bağlantı imkânlarını sunmaktadırlar. İkinci olarak muhasebe programlarından bağımsız özel entegratörler, bugün itibariyle on binlerce E-Fatura mükellefine muhasebe programları ne olursa olsun en üst düzey hizmet verebilmektedir. Son olarak bağımsız bir özel entegratör ile çalışmak firmanın muhasebe programı değiştirmesi durumunda E-Fatura ve E-Defter için yeniden ücret ödemesinin önüne geçmektedir.
Bir başka yanlış kanı ise; mali müşavirlerin defter tuttuğu programlar ile ticari anlaşma yapan özel entegratörlerin E-Fatura uygulamalarının seçilmesini daha uygun olacağı görüşüdür. Bu görüş de yanlıştır. Çünkü piyasadaki hemen hemen tüm özel entegratörler, müşteri firma defterini kendi bünyesinde farklı bir muhasebe programında tutuyor olsa bile ya da mali müşavirinin ofisinde tutturuyor olsa bile; firmanın gelen ve giden E-Faturalarını ve E-Arşiv Faturalarını, defterin tutulduğu muhasebe programına uyumlu olarak aktarmaktadır. Bu aktarma işlemi tüm programlar tarafından ortaklaşa kullanılan bilgisayar haberleşme dilleriyle yapılmaktadır.
Mükellefleri, muhasebeci ve mali müşavirleri uyarmak istediğimiz bir başka konuda bir özel entegratörden diğer özel entegratöre geçerken bırakılan özel entegratörün hesap kapatmama ve ceza tehdidi yapma hususudur. Öncelikle mükellef istediği anda özel entegratörün hesabı kapatma ve dataları mükellefe verme zorunluluğu vardır ve bunun için aksaklığın GİB’e duyuırulması durumunda gözlemlenen GİB’in tahammül süresi 48 saattir. Ceza mevzusu ise bırakılan özel entegratör mükellefe piyasanın ötesinde hediye ücretsiz kullanım vb olanaklar sağladıysa bir ihtimal geçerli olabilir ki bu durumda bile mahkemelerin müşteri aleyhine kararları çok enderdir. Yani tarifede indirim yaptım, aslında piyasada olmayan ücretleri almadım vb nedenlerle sözleşmede yer alan cezalar geçersizdir.
GİB PORTAL YERİNE EDM PORTAL
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından işletilen ve mükelleflerin e-fatura göndermesini minimum beklentiler dikkate alınarak sağlayan GİB Portaline göre EDM portalinin bir çok avantajları mevcuttur. Zaten GİB mükellefleri GİB portali yerine özel entegratör portallerini kullanmaya çeşitli sınırlama ve söylemlerle yönlendirmektedir. Bir karşılaştırma yapmak gerekirse;
• GİB Portalde aylık fatura gönderme alma sınırı var. Şimdilik ayda 500 ve daha da düşeceği belirtiliyor. EDM Portal aylık fatura gönderme alma sınırı yok.
• GİB Portal gelen giden e-faturaların saklanmasını yapmıyor. EDM Portal Saklamacı Kuruluş olarak tüm e-faturaların 10 yıl İstanbul ve Ankara merkezli 8 yedeklemeli ve 3DS şirfreleme teknolojisi ile saklanmasını sağlıyor.
• GİB Portal’den her fatura kesimi için mali mühür bilgisayarınıza takılı olmak zorunda ve bu dfurum çabuk bozulmalara neden oluyor. EDM Portal’de faturalarınızı gönderirken mali mührünüzün takılı olmasına gerek yok.
• GİB Portalin ücretsiz, EDM Portalin ücretli olduğu kanısı yanlış. Çünkü EDM Portal üceti fatura göndermek almak için değil GİB Portalde 10 yıl saklama için alıyor.
• GİB Portalde tek kullanıcı zorunluluğu var, EDM portalde ise sınırsız.
• GİB Portalden gelen ve giden faturalarınızı muhasebe programlarına elektronik ortamda aktaramazsınız. EDM Portalde ise tüm muhasebe programlarına tam uyumlu aktarım olanağı mevcut.
• GİB Portal android ve IOS uyumu değil, EDM Portal ise tam uyumlu ve %98 depository archive özelliği ile tüm faturaları saniyeler mertebesinde mobil cihazınıza indirebilirsiniz.
• GİB Portalde dövizli faturalar, indirimli faturalar, rapor olanakları çok kısıtlı. EDM Portalde ise olanaklarımız işinizin gerektirdiği her türlü faturayı, fatura tasarımını sağlıyor. kısacası hayallerinizle sınırlı.
E-FATURA, E-DEFTER ve E-ARŞİV FATURAYA GEÇİŞ SÜRECİ
Yazımızın son bölümünde tüm bu belirttiğimiz kriterlere ve özelliklere dikkat ederek E-Fatura, E-Defter ve E-Arşiv Fatura seçimi yapan Mali Müşavir ve Muhasebecilerin bu uygulamalara nasıl geçeceği ile ilgili bilgi vermek istiyoruz.
• Öncelikle TÜBİTAK KAMU SM internet sitesinden firma için Mali Mühür başvurusu yapılır. Gerekli miktar havale edildikten sonra mali mühür firma adresine ulaşır.
• Firma çalışacağı E-Fatura özel entegratörünü ve E-Defter yazılımını Gelir İdaresi Başkanlığı sitesinden seçerek mali mührünün yetkilerini seçtiği özel entegratörünün HSM cihazını paylaşma onayını verir. Genellikle özel entegratörler bu işlemi mükellef ile beraber yaparlar.
• Firmanın E-Arşiv Fatura için Gelir İdaresi Başkanlığına başvuru yapmasına gerek yoktur, E-Fatura için çalıştığı özel entegratöre ya da başkaca bir özel entegratöre başvurarak E- Arşiv Faturaya geçebilir.
SON SÖZ
Tüm Mali Müşavir ve Muhasebecilerin doğru seçim yaparak bugünkü ve bundan sonraki e-dönüşüm uygulamalarının bir taraftan işlemlerini hızlandırırken ve diğer taraftan hayatlarını kolaylaştırmasını dileriz.
etiketler:
paylaş